Korzystanie ze strony oznacza zgodę na
wykorzystywanie plików cookie, niektóre mogą być już zapisane w przeglądarce. Więcej informacji można znaleźć w regulaminie oraz polityce prywatności.
a
a
a

Dołącz do nas!

Zbuduj wiarygodny i przekonujący profil. Dotrzyj do tysięcy klientów!

>> Rejestracja dla prawnika

Zanim wdamy się w spór - dokumentowanie roszczeń w sprawach gospodarczych

Jednym z aspektów efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej jest skuteczne dochodzenie swoich należności od kontrahentów. Nie każda bowiem transakcja zakończona jest dobrowolnym spełnieniem świadczenia przez nabywcę. W takiej sytuacji, z uwagi na potencjalną konieczność dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii związanych z dokumentami będącymi podstawą ewentualnego powództwa.


Najtańszym i najszybszym sposobem dochodzenia roszczeń na drodze sądowej jest uregulowane w artykułach 484-497 kpc postępowanie nakazowe. Udogodnienia płynące z rozpoznania sprawy w postępowaniu nakazowym wyrażają się przede wszystkim w stosunkowo szybkim uzyskaniu orzeczenia (nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym) oraz uzyskaniu możliwości zabezpieczenia roszczenia, jako że zgodnie z art. 492 § 1 kpc nakaz zapłaty stanowi tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności. Kolejną zaletą postępowania nakazowego jest stosunkowo niska opłata sądowa, wynosząca 1,25% ( ¼ opłaty sądowej). Wyjątek stanowi postępowanie uproszczone dotyczące roszczeń nie przekraczających 10 000 zł gdzie ustawa przewiduje opłaty stałe. Podkreślenia wymaga, iż w razie zaskarżenia nakazu zapłaty koszty opłaty uzupełniającej ponosi pozwany (¾ całej opłaty sądowej). Przepisy normujące postępowanie nakazowe nakładają jednak na powoda wysokie wymagania w kwestii udowodnienia swojego roszczenia. Podstawą wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, zgodnie z art. 485, jest:

  1)  dokument urzędowy,
  2)  zaakceptowany przez dłużnika rachunek,
  3)  wezwanie dłużnika do zapłaty i pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu,

  1. zaakceptowane przez dłużnika żądanie zapłaty, zwrócone przez bank i nie zapłacone z powodu braku środków na rachunku bankowym
  2. weksel, czek, warrant lub rewersu należycie wypełniony,
  3. umowa wraz z dowodem spełnienia świadczenia wzajemnego oraz dowodem doręczenia faktury jeśli powód dochodzi należnej zapłaty w transakcjach handlowych

W sytuacji gdy dokumenty stanowiące podstawę roszczenia nie kwalifikują sprawy do rozpoznania w postępowaniu nakazowym, sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym. Zaletą tego postępowania jest mniejszy rygoryzm dowodowy. Opłata sądowa w postępowaniu upominawczym wynosi tyle samo co w postępowaniu nakazowym. Niekorzystne dla wierzyciela jest natomiast to, iż koszty ewentualnego odwołania się – wniesienia sprzeciwu od nakazu zapłaty przez pozwanego – obciążają wierzyciela, który pokrywa brakującą część ¾
opłaty sądowej. Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym nie stanowi również tytułu zabezpieczenia, a więc dla jego uzyskania konieczne jest wydanie przez Sąd stosownego postanowienia.

W praktyce obrotu gospodarczego najczęściej występującym dokumentem, spośród wyżej wymienionych, jest faktura VAT, stanowiąca równocześnie podstawowy środek dowodowy w procesie cywilnym pomiędzy podmiotami gospodarczymi.

FAKTURA:

Zgodnie z poglądami doktryny, faktura nie jest umową, a jedynie pisemnym dowodem jej zawarcia. Celem niniejszego opracowania nie jest rozpatrywanie elementów składowych faktury pod kątem ustaw podatkowych, a wskazanie, że ich obecność lub brak może wprawdzie nie powodować negatywnych skutków w sferze stosunków podatkowych czy księgowych, ale za to wywierać daleko idące skutki w sferze stosunków cywilnoprawnych lub procesowych. W szczególności może powodować przedłużenie i wzrost kosztów postępowania np. poprzez skierowanie sprawy do rozpoznania w trybie zwykłym, a nie nakazowym lub upominawczym.


Podpis odbiorcy
Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, powinna zawierać    czytelne podpisy osób uprawnionych do jej otrzymania lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.
W obrocie gospodarczym trudno jednak wymagać, aby pod fakturą podpisywał się np. prezes zarządu. Dobrze zatem jest zwrócić uwagę na to aby oprócz czytelnego podpisu odbiorcy faktura była opatrzona pieczątką firmową lub imienną. Pozwala to zidentyfikować odbiorcę, a co za tym idzie umożliwia powołanie go w ewentualnym procesie na świadka. Wyklucza jednocześnie ewentualną wątpliwość co do tożsamości podmiotu zaciągającego zobowiązanie.
Termin płatności.
Najbardziej wskazanym sposobem określenia terminu płatności jest podanie konkretnej daty w której powinna nastąpić zapłata. Niezbyt trafnym rozwiązaniem jest oznaczenie terminu płatności w sposób: „... dni od daty odbioru faktury”. Częstokroć powoduje to utrudnienie w ustaleniu wymagalności roszczenia (chyba, iż wierzyciel posiada zwrotne potwierdzenie jej odbioru), a co za tym idzie również daty, od której można naliczać odsetki za opóźnienie w spełnieniu świadczenia. Należy także zwrócić uwagę na to czy termin płatności na fakturze nie koliduje z terminem określonym w umowie czy w zamówieniu.
Sposób zapłaty
Sposób zapłaty powinien być wskazany w sposób precyzyjny np. gotówką lub przelewem. Nie należy umieszczać sposobu zapłaty w sposób „rozliczenie towarowo –pieniężne”, gdyż nie precyzuje to faktycznie w jaki sposób powinno być świadczenie spełnione. Zamieszczenie pieczątki „zapłacono gotówką” w sytuacji, gdy faktyczna zapłata jeszcze nie nastąpiła, może spowodować natomiast oddalenie powództwa, jako że stanowi rodzaj pokwitowania otrzymania zapłaty.
Odbiorca
Jeżeli kontrahentem jest spółka cywilna, należy na fakturze, oprócz nazwy,  podać także imiona i nazwiska wspólników. Pozwala to na zidentyfikowanie osób będących wspólnikami spółki cywilnej w chwili zaciągnięcia zobowiązania.

Klauzule dodatkowe

Czego nie należy umieszczać na fakturze? Otóż nie należy przede wszystkim zawierać na fakturze klauzuli o odsetkach umownych oraz, co do zasady, zastrzeżenia, iż towar pozostaje własnością sprzedawcy do czasu zapłaty ceny.
Zastrzeżenie odsetek umownych wymaga bowiem odrębnej, pisemnej umowy i nie jest wystarczające samo zastrzeżenie odsetek umownych na fakturze. Jest to kwestia nie budząca wątpliwości zarówno w doktrynie, jak i orzecznictwie sądów (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 11.02.93r., sygn. akt I Acr 2/93). Zamieszczenie takiej klauzuli nie powoduje zatem skutków prawnych tak dla wierzyciela jak i  dłużnika. Należy także zauważyć, iż po wejściu w życie w II 2006 r. nowelizacji kodeksu cywilnego maksymalna wysokość odsetek umownych nie może przekraczać czterokrotności wysokości stopy kredytu lombardowego NBP. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący i w razie zastrzeżenia odsetek w większej wysokości wierzycielowi należą się odsetki maksymalne.
Poważniejsze konsekwencje może nieść dla stron umowy druga klauzula. Zapis o zastrzeżeniu własności rzeczy sprzedanej może spowodować, iż wierzyciel nie będzie mógł wytoczyć powództwa o zapłatę, a jedynie o wydanie rzeczy, skoro zastrzegł sobie jej własność. Jedynym sposobem „obrony” wierzyciela w takiej sytuacji może być powołanie się na art. 477 § 2 kc, zgodnie z którym, jeżeli wskutek zwłoki dłużnika świadczenie utraciło dla wierzyciela całkowicie lub w przeważającym stopniu znaczenie, wierzyciel może świadczenia nie przyjąć i żądać naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. Może to natomiast rodzić konieczność udowodnienia, iż towar utracił dla wierzyciela wartość. Z zasady zastrzeżenia własności rzeczy sprzedanej jest zatem niewskazane szczególnie przy sprzedaży np. artykułów spożywczych lub produktów wykonanych pod indywidualne zamówienie odbiorcy.
Należy przy tym mieć na uwadze, iż zastrzeżenie to nie zabezpiecza w sposób dostateczny interesów sprzedawcy w sytuacji gdy towar podlegał będzie dalszej odprzedaży. Gdyby bowiem wierzyciel chciał dochodzić zaspokojenia z towaru, co do którego zastrzeżono własność rzeczy już po jego odprzedaży musiałby dysponować pismem z datą pewną (a więc potwierdzoną urzędowo lub notarialnie). Tylko taki dokument pozwala na skuteczne domaganie się wydania towaru od nabywcy.

OŚWIADCZENIE VAT

Upoważnienie do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy tzw. oświadczenie VAT powinno zawierać datę wystawienia oraz podpis osoby uprawnionej do otrzymania faktury.
Zamieszczenie data pozwala określić czy faktury stanowiące przedmiot roszczenia zostały wystawione na podstawie oświadczenia VAT. Dokument ten jest wystawiany z reguły jednorazowo (ewentualnie raz w roku) dlatego można wymagać od swego kontrahenta, w przeciwieństwie do faktur, aby zostało podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania firmy zgodnie z dokumentami rejestrowymi.

DOWODY WYDANIA TOWARU

Powinny zawierać oczywiście podpis odbiorcy i zgadzać się z fakturą. Bardzo ważne jest aby na dokumencie „WZ” lub fakturze widniała adnotacja do jakiej faktury jest przyporządkowany. Należy także zwrócić uwagę, aby ilość i nazwa towaru zgadzała się na WZ i fakturze. W sytuacji, gdy faktura jest nie podpisana jest to bardzo ważny dokument pozwalający skierować sprawę do postępowania nakazowego lub upominawczego, gdyż potwierdza wykonanie umowy przez wystawcę faktury.

ZAMÓWIENIE

Zamówienie powinno być podpisane przez zamawiającego i precyzyjnie określać zamawiany towar czy usługę. Może ponadto w swej treści zawierać również oświadczenie VAT.

UZNANIE DŁUGU

Uznanie długu to bardzo silny środek dowodowi. W szczególności należy zwrócić uwagę na następujące skutki uznania długu:

  1. razem z wezwaniem do zapłaty stanowi samodzielną podstawę wydania nakazu zapłaty (art. 485 § 1 pkt 3 kpc)
  2. przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1pkt 2 kc)

Prawidłowe uznanie roszczenia powinno zawierać następujące elementy: datę, określenie stron stosunku zobowiązaniowego, kwotę zadłużenia, samo uznanie roszczenia (może być dorozumiane np. w formie prośby o rozłożenie należności na raty), wskazanie podstawy, z której wynika roszczenie wraz z terminami płatności, podpis osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu firmy. Takie uznanie roszczenia nie budzi wątpliwości co do wywołania przez nie skutku w postaci przerwania biegu przedawnienia. Jeżeli roszczenie uległo  już przedawnieniu wymagane jest wyraźne oświadczenie dłużnika o zrzeczeniu się zarzutu przedawnienia. Oświadczenie takie jest skuteczne jeżeli zostało złożone już po przedawnieniu się roszczenia – nie można zatem zrzec się tego zarzutu przed upływem terminu przedawnienia. Brak któregokolwiek z powyższych elementów  może spowodować, iż w procesie takie oświadczenie nie zostanie potraktowane jako uznanie roszczenia w rozumieniu art. 123 § 1 pkt 2, a co za tym idzie nie spowoduje przerwania biegu przedawnienia. 
Jednak nawet niekompletne uznanie długu, np. bez wskazania podstawy z której wynika, podpisane przez osobę nie umocowaną do reprezentowania kontrahenta (np. przez jego pracownika) stanowi środek dowodowy zwiększający prawdopodobieństwo uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.
Potwierdzenie salda, o ile zawiera wszystkie elementy uznania długu, przerywa bieg przedawnienia. Sporną kwestią jest natomiast częściowa spłata zadłużenia. Dla bezpieczeństwa należy przyjąć, iż nie jest to uznanie roszczenia skutkującego przerwaniem biegu przedawnienia.

KLAUZULE UMOWNE

Dwie klauzule umowne – zastrzeżenie umownej właściwości sądu oraz odsetek umownych -wymagają większej uwagi.

  1. Zgodnie z art. 46 kpc strony mogą umówić się na poddanie sądowi pierwszej instancji, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy, sporu wynikłego lub sporów mogących wyniknąć w przyszłości z oznaczonego stosunku prawnego. Można również ograniczyć umową pisemną prawo wyboru powoda pomiędzy kilka sądów. Dla wierzyciela możliwość wyboru sądu ma przede wszystkim dwojaki skutek. Po pierwsze, opierając się na wiedzy praktycznej może wybrać sąd, który działa sprawniej od innych lub jest blisko siedziby wierzyciela. Po drugie, zapobiega to ewentualnemu przekazaniu sprawy do sądu właściwego w przypadku błędnego skierowania sprawy do sądu niewłaściwego miejscowo. Wierzyciel zapobiega w ten sposób możliwej przewlekłości postępowania. Należy mieć jednak na uwadze, że sądy położone w dużych miastach są z reguły zdecydowanie bardziej obciążone pracą, a więc jednocześnie działają wolniej.  Przy określaniu właściwości umownej należy także uważać na wszelakie zastrzeżenia dotyczące poddania sporów właściwości sądów polubownych. Sądy polubowne są z reguły dość drogie, a niejednokrotne i tak nie działają szybciej niż powszechne. Nadto przed skierowaniem wyroku wydanego przez Sąd polubowny niezbędne jest uzyskanie stwierdzenia wykonalności takiego orzeczenia lub też nadanie mu klauzuli przez Sąd powszechny właściwości ogólnej dłużnika. Wymóg taki nakłada na wierzyciela art. 1214  kpc.
  2. Zagadnienie odsetek umownych wymaga rozważenia dwóch kwestii. Przede wszystkim dla skutecznego zastrzeżenia odsetek umownych konieczne jest zawarcie odrębnej pisemnej umowy. Jak już wskazano powyżej, nie wystarczy zamieszczenie samej klauzuli na fakturze. Poza tym pamiętać należy o bezwzględnie obowiązujących przepisach kodeksu cywilnego określających ich maksymalną wysokość.

UMOWA

Temat umowy jest tematem zbyt rozległym, aby został szczegółowo omówiony w niniejszym opracowaniu. Należy tylko zwrócić uwagę na to, aby każda umowa powinna być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania firmy. Istotne jest to w szczególności w przypadku spółek kapitałowych. Braki w reprezentacji takiego podmiotu przy podpisywaniu umów skutkują ich nieważnością, co ze zrozumiałych względów utrudnia prowadzenie sporu.
W każdej umowie można zastrzec kilka elementów istotnych dla prowadzenia przez wierzyciela ewentualnego sporu w sądzie. Można  wspomnieć tutaj o dwóch klauzulach omówionych w poprzednim akapicie. Ponadto w umowie można złożyć upoważnienie do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy. Przy zawieraniu umów nienazwanych należy zwrócić uwagę aby prawa i obowiązki stron zostały sformułowane w sposób precyzyjny.

DOKUMENTY REJESTROWE

W postępowaniu przed sądem gospodarczym, mimo braku w tym zakresie regulacji ustawowej, wskazane jest dołączenie do pozwu dokumentów rejestrowych stron. Pozwala to między innymi określić właściwość sądu, kwestie prawidłowej reprezentacji oraz legitymacji procesowej. 

Dokumentami rejestrowymi są:

  1. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorców oraz spółek cywilnych
  2. wypis z krajowego rejestru sądowego w przypadku podmiotów mających obowiązek dokonania wpisu do tego rejestru na podstawie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym

Wskazane jest zapoznanie się z dokumentami rejestrowymi kontrahenta w chwili zawierania umowy, szczególnie w przypadku porozumień długoterminowych lub kontraktów o znacznej wartości. Nadmienić należy, iż oba wskazane rejestry są jawne, a więc dostęp do zawartych w nich danych nie nastręcza problemów. Dotyczy to w szczególności rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez oddziały KRS, który jest rejestrem centralnym. Oznacza to, że dane na temat zamieszczonych w nim podmiotów możemy uzyskać w każdym oddziale KRS bez względu na siedzibę zamieszczonego w nim podmiotu. Docelowo również ewidencja działalności gospodarczej prowadzona ma być w formie rejestru centralnego. Rozwiązanie takie przewiduje ustawa o swobodzie działalności gospodarczej i przepisy wprowadzające do tej ustawy. Wchodzą one w życie z dniem 01 stycznia 2007 r.

Wróć do bazy artykułów

Korzystanie z serwisu oznacza akceptację regulaminu oraz polityki prywatności

Opinie wyrażone w serwisie prawnicy w regionie są właśnością ich autorów.

Ta strona wykorzystuje pliki cookie zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki oraz naszego regulaminu oraz polityki prywatności.